Infraestructura tecnológica

Introducción

Cuando hablamos de infraestructura tecnológica, nos referimos al conjunto de equipos, programas, redes y servicios digitales que permiten que una empresa funcione de manera eficiente. No se trata solo de computadoras o Internet, sino de toda la base tecnológica que hace posible la organización, seguridad y productividad en los negocios.

En este artículo exploraremos cómo se construye paso a paso un proyecto de infraestructura tecnológica y por qué es tan importante para las microempresas. Para hacerlo más claro, veremos el caso de una peluquería local llamada Pasarela, que decidió modernizarse a través de la tecnología.

¿Cómo identificar el problema en un proyecto de infraestructura tecnológica?

El primer paso no es comprar equipos ni instalar programas, sino entender la situación actual del negocio. Esto se logra mediante la observación directa y una entrevista con el cliente.

En este proceso se busca:

• Escuchar las necesidades reales del cliente.

• Detectar qué procesos generan más dificultad o pérdida de tiempo.

• Identificar riesgos en la seguridad, el manejo de datos y la organización interna.

¿Cómo realizar una entrevista efectiva?

Para que la entrevista sea útil, debe ser clara, ordenada y enfocada en el día a día del negocio. Algunos pasos recomendados son:

• Preparar las preguntas: antes de la reunión se debe elaborar una guía con temas como:

  • Manejo de citas o clientes.

  • Registro de ventas y gastos.

  • Seguridad en el establecimiento.

  • Uso actual de computadores, software o Internet.

  • Respaldo y almacenamiento de información.

• Escuchar más que hablar: el entrevistador debe dejar que el cliente explique cómo trabaja, qué problemas enfrenta y cuáles son sus principales preocupaciones.

• Pedir ejemplos concretos: en lugar de respuestas generales, conviene preguntar:

  • ¿Qué pasa cuando se pierde una cita agendada?

  • ¿Con qué frecuencia se presentan errores en los registros de dinero?

  • ¿Qué hace actualmente cuando el computador falla o se pierde información?

• Registrar la información: anotar cada respuesta o incluso grabar la conversación (con permiso del cliente) para tener un respaldo confiable.

• Analizar los hallazgos: después de la entrevista se deben organizar los problemas encontrados, priorizando los que afectan más la eficiencia y seguridad del negocio.

Requerimientos técnicos y de software

Cuando una empresa decide modernizarse, no basta con decir “necesitamos infraestructura tecnología”. Es necesario identificar con claridad qué hace falta en el día a día para que los procesos sean más organizados y seguros. A esto le llamamos requerimientos técnicos y de software

Ahora explicaremos los requerimientos técnicos:

• Los requerimientos técnicos son aquellos relacionados con el equipo físico: computadores, redes, cámaras o cualquier recurso tecnológico que apoye las operaciones del negocio. 

• Los requerimientos de software, en cambio, se enfocan en los programas y aplicaciones que permiten gestionar la información, llevar el control administrativo y comunicarse mejor.

Ejemplo: Peluquería Pasarela

En la entrevista realizada a la dueña de esta peluquería se detectaron varias necesidades que afectan directamente sus procesos. A partir de ellas se identificaron los siguientes requerimientos:

Requerimientos técnicos

• Se requiere implementar cámaras de seguridad en el establecimiento.

• Se requiere contar con un computador en buen estado.

• Se requiere disponer de una conexión a Internet estable.

Requerimientos de software

• Se requiere un software para la gestión de citas de clientes.

• Se requiere un sistema para el registro de ingresos y egresos.

• Se requiere un servicio de almacenamiento seguro para respaldar la información.

• Se requiere un medio digital de comunicación profesional con clientes y proveedores.

Especificaciones del mercado

Al momento de planear una infraestructura tecnológica para una microempresa, no solo importa lo que necesita internamente, también es fundamental considerar las tendencias tecnológicas y normativas que hoy marcan el rumbo:

• Facturación electrónica en Colombia: la normatividad exige que todas las empresas, incluidas las microempresas, emitan factura electrónica. Esto obliga a digitalizar procesos contables y de ventas.

• Cámaras IP: Las cámaras IP permiten monitorear el negocio en tiempo real desde un celular o computador con Internet, lo que facilita la supervisión incluso a distancia.

• El uso de la nube: cada vez más microempresas migran sus datos y aplicaciones a la nube. Esto garantiza respaldo automático y acceso a la información desde cualquier lugar, incluso fuera del local.

Documentación técnica de adquisición

Cuando un neogocio decide invertir en infraestructura tecnológica, no se trata solo de comprar lo primero que encuentre en el mercado. Cada equipo o programa que se adquiera debe contar con su documentación técnica

Ficha técnica.

La ficha técnica describe las características principales de cada producto, lo que permite asegurarse de que cumple con las necesidades del negocio. Además, facilita futuras actualizaciones, mantenimientos o reemplazos.

Ejemplo aplicado a una peluquería

• Computador de escritorio: procesador Intel i5, memoria RAM de 8 GB, disco SSD de 512 GB y monitor de 22 pulgadas. Estas especificaciones garantizan un buen rendimiento para manejar software de citas, contabilidad y tareas de oficina.

• Cámara IP: resolución Full HD, visión nocturna y acceso remoto por aplicación móvil. Con estas características, la dueña puede monitorear la peluquería en tiempo real desde cualquier lugar.

• Software POS en la nube: debe incluir facturación electrónica (obligatoria en Colombia), gestión de inventario y agenda de citas en línea. Esto asegura que la microempresa pueda llevar un control organizado y cumplir con la normativa vigente.

Ejemplo:

Evaluación de proveedores

Se solicitan varias cotizaciones y se comparan.

Ejemplo:

• Proveedor A: Computador i5 + monitor → $2.000.000

• Proveedor B: Computador i5 con mejores periféricos → $2.300.000

Selecciona la opción con mejor relación calidad-precio.

Ejemplo:

Procedimientos de verificación

Antes de aceptar los equipos, se revisa:

• Que vengan completos (manuales, cables, periféricos).

• Que enciendan correctamente.

• Que el software esté instalado y licenciado.

Actas de recibo y entrega

Un acta de entrega y recibo es el documento que deja constancia de los equipos, software y servicios entregados en un proyecto tecnológico. Sirve como prueba formal y ayuda a organizar la documentación del negocio.

Pasos principales:

1. Encabezado → título, número de acta, ciudad y fecha.

2. Datos de las partes → quién entrega (proveedor) y quién recibe (cliente).

3. Descripción de lo entregado → lista o tabla con equipos, software, cantidades y estado.

4. Documentos anexos → facturas, garantías, licencias, manuales.

5. Verificación → comprobar que todo funcione (equipos, software, red).

6. Observaciones → anotar pendientes o compromisos.

7. Firmas → certifican la entrega a satisfacción.

Recomendaciones

• Guardar copia en papel y digital (PDF).

• Numerar las actas para control.

Seguridad y gestión documental

Se establecen políticas:

• Contraseñas seguras.

• Copias de seguridad automáticas.

• Archivos organizados en carpetas físicas y digitales.

Verificación y mantenimiento

Una vez instalada la infraestructura, no basta con dejarla funcionando; es necesario mantenerla y verificarla periódicamente para garantizar su buen desempeño.

Se programan rutinas:

• Mantenimiento preventivo cada 6 meses.

• Actualización de software y antivirus.

• Revisión de conectividad y cámaras.

Si desean saber más sobre mantenimiento, pueden seguir el tema de mantenimiento preventivo.

Costos del proyecto

Se suman las cotizaciones en Excel para calcular el costo total, incluyendo hardware, software, instalación y mantenimiento inicial.

Portafolio de servicios

El informe final se organiza en un portafolio claro y funcional, donde el cliente puede ver qué se instaló, cómo funciona y qué beneficios obtiene.

Control y cierre del proyecto

Finalmente, se documentan todas las actividades, se verifican avances y se guardan evidencias como fotos, copias de actas y respaldos digitales.

Conclusión

Un proyecto de infraestructura tecnológica no se trata de comprar lo último en equipos, sino de resolver los problemas reales del cliente.

En el caso de la peluquería Pasarela, se logró:

• Digitalizar citas e inventario.

• Implementar facturación electrónica.

• Mejorar la seguridad con cámaras IP.

• Asegurar la información con respaldo en la nube.

Con estos pasos, cualquier microempresa puede modernizarse y ser más competitiva en el mercado actual